שעון נוכחות

שעון נוכחות עובדים
מאמר זה עוסק בנושא שעון נוכחות עובדים.

 

שעון נוכחות - הקדמה
ניהול שכר ושעות עבודה הוא נושא חשוב ורגיש בכל ארגון קטן וגדול כאחד. הצורך של ארגון לבקר את תנועת עובדיו ולתעד את שעות הגעתם ויציאתם מהעבודה הינו צורך מהותי.

מעקב אחר שעות עבודתם של העובדים בארגון חשוב לא רק לצורך ניהול שכר העובדים, אלא גם לצרכים נוספים.

בארגונים שונים נדרשים עובדים לבצע דיווח שעות עבודה פרטני עבור כל פרויקט, לצורך תמחור עלות הפרויקט ללקוח.  בארגונים אחרים, כמו בתי ספר, עשויים שעוני נוכחות לשמש כאמצעי הרתעה מפני היעדרויות או "הברזות" של תלמידים לפני סיום יום הלימודים.

 

ממחקר שנעשה ע"י איגוד השכר האמריקאי (כן, יש דבר כזה) (להלן: "מחקר"), עולה תמונה מפתיעה וחד משמעית בקשר ליעילותו של שעון נוכחות בניהול עובדים ובהגדלת תפוקתם. למרבה הפלא, עובד ממוצע, מגדיל את תפוקת העבודה שלו בארבע שעות שבועיות כאשר הוא יודע שמערכת לניטור שעות  הוטמעה במקום העבודה. מסתבר, שהעובדים מקצרים את הפסקות הצהריים, מגיעים ויוצאים מהעבודה בסמיכות רבה יותר לזמן הנדרש ונמנעים מ'לעגל' את שעות העבודה שלהם. במערכות המתקדמות ניתן להגדיר את טווחי שעות העבודה של כל עובד, הגדרה זו מונעת מהעובד להיכנס לשעון הנוכחות מוקדם מדי או לצאת ממנו מאוחר מדי. שכן במידה והוגדר שהעובד יכול להתחיל את עבודתו רק מ – 9:00 בבוקר הרי שכניסה ב – 8:45 תרשם אוטמטית ככניסה ב – 9:00.

 

שעון נוכחות בארגונים גדולים.
הארגונים הגדולים עושים שימוש במערכות מורכבות הן לצורך איסוף הנתונים והן לצורך ניהול שכר והפקת דוחות, ואילו הארגונים הקטנים מעדיפים דיווח שעות וניהול שכר ידניים.

ישנן שיטות שונות לניהול זמן ושכר ידני, למשל כתיבה במחברת או שימוש בגליונות אקסל. מהמחקר עולה כי גם עסקים קטנים יכולים להפיק רווח רב משימוש בשעון נוכחות ממוחשב. אליבא דמחקר החסרונות בשעון נוכחות ידני הם כדלקמן (1)ההליך הידני גובה כ – 8% טעויות בחישוב השכר, מה שגורם לפגיעה באמון העובד בנכונותו של תלוש השכר וכן לאובדן כספי למעביד.  (2) חישוב שעות העבודה, בצורה ידנית, גוזל הרבה יותר זמן עבור כל תלוש שכר. הבעיה מתעצמת, אם לוקחים בחשבון שלרוב העובד שמחשב את השכר הינו עובד שעלותו גבוהה.

 

שעוני נוכחות בהם משתמשים הארגונים הגדולים מתחלקים לשני סוגים: מערכת שעון נוכחות לצורך איסוף נתונים, ומערכת שעון נוכחות לצורך איסוף נתונים וניהול שכר. שעוני הנוכחות שנועדו לנהל את שכר העובדים מתהדרים בפונקציות של דיווח שעות ופונקציות של ניהול שכר בו זמנית. כך למשל, באמצעות מערכת בקרת כניסה וזיהוי, (המופעלת באמצעות כרטיס מגנטי או מפתח אלקטרוני) יאסוף שעון הנוכחות נתונים אודות נוכחות העובדים, ובאמצעות תוכנה לניהול שכר יחשב את משכורתו של כל עובד, ע"פ שעות העבודה שנקלטו במערכת בקרת כניסה.

 

בקרת כניסה
מערכת בקרת כניסה אוטומטית, הינה מודול מובנה בתוך שעון נוכחות המאפשר לארגון לזהות את העובד עם כניסתו ויציאתו ממתחם העבודה.

בקרת הכניסה מתבצעת באמצעות אחת מהשיטות: כרטיס מגנטי, מפתח אלקטרוני, טביעת אצבע (או זיהוי רשתית העין) או מערכת הזנה ידנית (בהזנה ידנית העובד מזין ת.ז וסיסמא בהגיעו ובעוזבו את העבודה והמערכת מאחסנת את הנתונים).

 

דוגמא ליתרונות שעון נוכחות ניתן למצוא בסיפור הבא:

מערכת שעון נוכחות עובדים הותקנה לפני כשנתיים בחטיבת ביניים בכפר סבא. כל תלמיד התבקש להזדהות באמצעות זיהוי טביעת אצבע בהגיעו ללימודים ובעוזבו לביתו. מנהל בית הספר רשאי להוציא דוחות מאחרים ונעדרים, ולהורות למערכת לשלוח אוטומטית הודעות SMS להוריהם של התלמידים שנעדרו מהלימודים. המערכת הנ"ל הינה דוגמא למערכת אוטומטית שאינה מצריכה מהתלמיד להתעסק בדיווח שעות נוכחות, אלא עושה זאת בעצמה.

 

דוגמא נוספת ניתן היה למצוא ביום עיון אשר נערך בחודש פברואר השנה במלון בתל אביב. שם הוצגה מערכת דיווח שעות מבוססת טביעת אצבע באמצעות מחשב. המערכת נועדה לתת פתרון למשרדי תעסוקה המחתימים מאות מובטלים מידי יום. המערכת מזהה את האזרח ע"פ טביעת האצבע שלו, ומפנה אותו לפקיד הקבלה במידה ויש הצעות עבודה רלוונטיות, או חזרה לביתו במידה ואין.

 

שעוני נוכחות - ההיבט הפסיכולוגי
שעוני נוכחות עם תוכנות לניהול שכר חכמות מאופיינים בגמישות הקיימת להגדיר תבניות שונות עבור עובדים, או קבוצות עובדים. גמישות זו מאפשרת ניהול שכר קל ופשוט, ובמקרים רבים הגעה ל 100% חישוב אוטומטי של שכר העובד. כולל מרכיבים כמו שעות נוספות, שעות חוסר, הפסקת צהריים, הוצאות קבועות, בונוסים, ימי מחלה וימי חופשה.

השימוש בשעוני נוכחות ותוכנות לניהול שכר מסוג זה, כלומר הקטנת מעורבות הגורם האנושי בתהליך חישוב המשכורת, מגביר את אמון העובד בתהליך חישוב השכר שלו.

 

בנוסף למאמר אודות שעון נוכחות התווסף מאמר אודות זמן ופילוסופיה.

טבעות - אורית וולף מציגה טבעות
יוגה - ביקראם יוגה ישראל , יוגה , ביקרם יוגה